Le progiciel dont rêve mon contrôleur de gestion

Comme tout dirigeant, je suis allé voir un jour mon contrôleur de gestion pour lui demander des analyses sur mon business, mon chiffre d'affaires et ma rentabilité. Et comme nous avions un budget à préparer, je lui ai demandé de me modéliser l'activité en fonction de critères variables tels que les offres, les clients, les performances passées j'en passe et des meilleures. Et comme tout dirigeant je lui ai demandé le tout pour hier, avec peu d'explications, d'un air entendu du genre 'tu vois ce que je veux dire' finissant par une grande tape dans le dos et un 'à plus' d'encouragement.

Autant dire qu'il a déprimé le pauvre.

Ce n'est pas avec son beau tableur plein de tableaux croisés dynamiques, outil certes des plus sophistiqués mais par trop généraliste, qu'il allait répondre à ma requête. Autant proposer à un architecte de concevoir les plans d'une maison avec un livre de chimie atomique.

Deux semaines plus tard je reviens vers lui, ayant complètement oublié ma précédente requête, juste pour boire une petite tasse de thé (et oui chez nous on est plutôt thé). Je découvre alors un tout autre collaborateur que le jeune financier enjoué, plein d'initiative et doué pour les chiffres auquel j'étais habitué. A présent, il affichait une mine découragée, soucieuse, donnant l'impression de tourner la même équation en boucle dans son cerveau pourtant si performant. Il me fallait découvrir ce qui clochait.

Je l'invitai dans mon bureau, lui offrit mon meilleur thé, puis aborda le sujet sans ambages, par la trop célèbre question propre au management direct: what's wrong with you today my friend ? Et oui chez nous on est bilingue. Il tourna un peu autour du pot, c'est normal je suis son patron quand même, avant de m'avouer que ma demande lui posait problème, qu'il ne savait pas par quel bout le résoudre et ce malgré l'appel à un ami, consultant dans une fameuse firme américaine dont le nom commence avec un grand 'A' (je ne peux pas faire de publicité sur ce blog). Bref il était bloqué.

Dans ce cas là, croyez en mon expérience, inutile de s'embarrasser de précautions oratoires car le mal est déjà fait et il faut intervenir d'urgence. D'abord, il est nécessaire de déboucler l'équation fatale qui phagocytait son cerveau. Et là, il existe une phrase magique, utilisée particulièrement avec les collaborateurs qui se posent trop de questions ou n'ont pas confiance en leur intuition: prenons les choses dans l'ordre.

Ainsi commença la séance de psychothérapie personnalisée. Le problème résidait dans l'outil de traitement de l'information qui lui était indispensable pour réaliser les analyses demandées. Il n'avait à disposition dans l'entreprise (chez nous ce n'est pas le SICOB) aucun progiciel capable de répondre à chaque composante de ses besoins:

1. Collecter des informations aussi hétérogènes et différentes que celles de la comptabilité analytique, de la gestion commerciale et du marketing.
2. Modéliser une activité en fonction de critères autres que financiers.
3. Extrapoler un économique futur à partir de performances passées.
4. Simuler le tout dans des scénarii distincts suivant plusieurs hypothèses de construction.

On avait bien avancé. L'équation semblait comporter quatre inconnues; son cerveau pouvait reprendre un mode d'analyse raisonnée.

Un contrôleur de gestion ce n'est pas un consultant; ce dernier peut poser des questions qui semblent a priori évidentes mais dont le sens premier est de rétablir la vraie nature du problème à traiter. Ce que je décidai d'opérer, par une simple interrogation: a t on besoin d'un seul et unique progiciel pour répondre à ces quatre points ?

Mon collaborateur rentra enfin dans une discussion, un échange, me faisant profiter de son savoir sur les progiciels. Il avait eu l'occasion dans sa belle carrière de gérer des projets sur un progiciel intégré allemand, également sur son concurrent californien, dans des contextes de demandes incessantes du management en tableaux de bord et de calculs de prévision. Je lui rétorquai que nous n'allions pas acheter ces progiciels intégrés (notre entreprise est une startup) tout de suite et qu'il fallait regarder ce qui était utilisable en l'état et ce qui existait sur le marché. C'est cela aussi découper les problèmes (deuxième astuce rhétorique que je vous livre gratuitement, de rien c'est avec plaisir, à usage des coupeurs de cheveux en mille vingt quatre).

Il prit la remarque comme une information utile pour son analyse, me remercia et me demanda de prendre congé, ce afin poursuivre la réflexion. 

Une semaine plus tard, il revint avec un cahier de charges détaillé, une liste de sociétés à consulter, un budget et une charge prévisionnels, un planning et une trajectoire de mise en oeuvre.

Mais ceci est une autre histoire.


Thierry Biyoghé.